Krisenstab bei Veranstaltungen aufbauen: Wer gehört rein — und wer nicht?

Ein Krisenstab, der erst im Ernstfall zusammengestellt wird, kommt zu spät. Damit im Notfall niemand erst überlegen muss, wen er anrufen soll, muss die Besetzung vorher feststehen — inklusive Kontaktdaten, Funkkanälen und einer klaren Kommunikationskette.

Wer gehört in den Krisenstab?

Nach IGVW SQ06 und MVStättVO gehören typischerweise diese Rollen in den Krisenstab:

• Veranstaltungsleitung (§38) — Gesamtkoordination und Abbruch-Entscheidung.
• Verantwortliche/r für Veranstaltungstechnik (VfV, §39) — technische Freigabe/Sperrung.
• Brandschutzbeauftragter (BSB) — Brandschutzfragen, koordiniert mit Feuerwehr/Brandsicherheitswache.
• Leitung Ordnungsdienst (§43) — Räumung, Kapazität, Evakuierung.
• Projektleitung — Ansprechpartner (ASP) des Veranstalters, vertritt dessen Interessen gegenüber Betreiber und Behörden.

Wer bewusst nicht im Krisenstab sitzt

Die Brandsicherheitswache (BSW) ist trotz ihrer sicherheitsrelevanten Funktion nicht Teil des Krisenstabs — sie ist dem Brandschutzbeauftragten organisatorisch nachgeordnet und meldet über diesen. Das vermeidet, dass im Ernstfall zu viele Personen parallel Entscheidungen treffen, die eigentlich koordiniert werden müssten.

Die Kommunikationskette: Wer meldet wem?

Ein Krisenstab ohne festgelegte Meldewege ist nur eine Namensliste. In der Praxis hat sich ein einfaches Muster bewährt:

• Melde an — an wen berichtet diese Rolle nach oben?
• Du — die eigene Position im Baum.
• Informiere — wen muss diese Rolle proaktiv informieren, wenn etwas passiert?

Wichtig: Diese Kette folgt dem Organigramm, nicht der formalen Hierarchie „Betreiber über Veranstalter“. Wer operativ zuerst Bescheid wissen muss, steht in der Kette zuerst — nicht wer formal am meisten Verantwortung trägt.

Praxisbeispiel

Ein Ordner meldet eine Rangelei im Zuschauerbereich. Er informiert die Leitung Ordnungsdienst, die wiederum die Veranstaltungsleitung alarmiert. Parallel wird der Sanitätsdienst informiert, falls es Verletzte gibt. Die Veranstaltungsleitung entscheidet, ob eine Teilräumung nötig ist, und informiert ihrerseits die Projektleitung auf Veranstalterseite — nicht umgekehrt.

Was oft schiefgeht

• Veraltete Telefonnummern — Krisenstab-Listen werden einmal erstellt und nie aktualisiert.
• Keine Vertretungsregelung — fällt eine Person aus (Krankheit, Schicht endet), weiß niemand, wer übernimmt.
• Kein Nachweis — wer wann informiert wurde, wird nirgends dokumentiert, was im Nachgang (z. B. bei Versicherungsfragen) zum Problem wird.