Veranstaltungsleiter: Aufgaben und Pflichten nach MVStättVO

Wer eine Versammlungsstätte betreibt oder eine Veranstaltung ab 200 Besuchern (indoor) bzw. 1.000 Besuchern (outdoor) durchführt, kommt an einer Frage nicht vorbei: Wer ist die Veranstaltungsleitung — und was genau muss sie eigentlich tun?

Wer bestellt die Veranstaltungsleitung?

Ein oft übersehener Punkt: Die Veranstaltungsleitung (VL) ist nach §38 Abs. 2 MVStättVO eine schriftlich vom Betreiber bestellte Person — nicht vom Veranstalter. Das verwechseln viele, ist aber entscheidend für die Haftungsfrage: Der Betreiber der Versammlungsstätte trägt die Verantwortung dafür, dass während des gesamten Betriebs eine VL anwesend ist, die im Namen des Betreibers handelt.

Die Kernaufgaben der Veranstaltungsleitung

• Ständige Anwesenheit während des gesamten Betriebs der Versammlungsstätte — keine Vertretung „auf Zuruf“.
• Kontrolle vor Einlass: Die VL überzeugt sich vom ordnungsgemäßen Zustand der Stätte, bevor Besucher eingelassen werden.
• Koordination aller sicherheitsrelevanten Kräfte — Ordnungsdienst, Brandsicherheitswache, Sanitätswache, Behörden und Organisationen mit Sicherheitsaufgaben (BOS).
• Weisungsbefugnis gegenüber allen Gewerken — die VL ist in ihrer Funktion weisungsfrei (IGVW SQ06 §6.5), das heißt: Niemand kann ihr eine sicherheitsrelevante Entscheidung von außen vorschreiben.
• Letzte Entscheidungsinstanz für den Abbruch einer Veranstaltung, wenn die Sicherheit nicht mehr gewährleistet ist.

Was die VL nicht ist

Die Veranstaltungsleitung ist keine reine Organisationsfunktion und auch keine Marketing- oder Produktionsleitung. Diese Rolle liegt beim Veranstalter (Projektleitung) — beide Rollen bestehen parallel und dürfen nicht verwechselt werden, auch wenn sie in der Praxis eng zusammenarbeiten.

Wer darf VL sein?

Die MVStättVO macht selbst keine expliziten Qualifikationsvorgaben für die VL, in der Praxis wird aber üblicherweise auf Personen mit einschlägiger Erfahrung in Versammlungsstättenbetrieb, Sicherheitskonzepten und Notfallmanagement zurückgegriffen. Wichtig ist: Die Bestellung muss schriftlich erfolgen, und der VL müssen die notwendigen Befugnisse tatsächlich eingeräumt werden — eine VL ohne echte Weisungsbefugnis erfüllt den Zweck der Regelung nicht.

Praxisbeispiel

Eine Halle mit 3.000 Sitzplätzen veranstaltet ein Firmenevent mit externem Caterer, Bühnenbauer und Sicherheitsdienst. Die Halle (Betreiber) bestellt die VL schriftlich. Während der Veranstaltung koordiniert die VL den Ordnungsdienst bei einem technischen Defekt an der Notbeleuchtung, entscheidet über eine kurzfristige Kapazitätsreduzierung im betroffenen Bereich — und dokumentiert die Entscheidung, da sie im Streitfall nachweispflichtig ist.

Genau an diesem letzten Punkt scheitert es in der Praxis oft: Die Entscheidung wird getroffen, aber nirgends sauber dokumentiert. Wer entscheidet über einen Abbruch — und wie sollte das dokumentiert sein?

Die VL braucht ein Umfeld, das mitzieht

Die VL trifft ihre Entscheidungen nicht im luftleeren Raum — sie braucht ein aktuelles Organigramm, klare Zuständigkeiten für Ordnungsdienst und Sanitätswache, und im Ernstfall eine funktionierende Kommunikationskette in den Krisenstab.